CONTACTPERSOON

Nostradamus support

085 – 808 51 65 | Bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09:00 – 17:00

OPERATIONELE HANDELINGEN

Inloggen medewerkers 

De toegang tot Nostradamus is via internet, dus je kunt altijd en overal inloggen. Natuurlijk moet je wel beschikking hebben over een computer of telefoon met internetverbinding. Naast de internetverbinding heb je ook persoonlijke inloggegevens nodig.

Je kunt inloggen op:

memorie.nostradamus.nu

Je kunt hierop inloggen met jouw gebruikersnaam en wachtwoord. Mocht je deze nog niet via de mail hebben ontvangen dan ga je naar de site en klikt op Wachtwoord vergeten? om een wachtwoord aan te vragen.

Wanneer je wilt inloggen is het volgende scherm zichtbaar:

Door op Wachtwoord vergeten? ‘ te drukken, kom je op een scherm waar je met je gebruikersnaam en emailadres een nieuw wachtwoord aan kunt vragen. Deze zul je via de mail ontvangen. Met dit wachtwoord kun je nu inloggen op de site. Het wachtwoord kun je later aanpassen. Dit doe je door naar het menu Mijn gegevens te gaan en te klikken op Mijn inloggegevens. Nu kun je jouw wachtwoord en/of gebruikersnaam wijzigen.

Inloggen managers 

Om in te loggen in de management omgeving ga je naar memorie.nostradamus.nu/admin. Je logt hier in met de inloggegevens die je ook voor de personeels omgeving gebruikt. Alleen medewerkers met de juiste rechten kunnen inloggen in deze omgeving.

Accorderen van uren

Het overzicht van de gemaakte uren is te vinden door de navigeren naar Personeel → Uren. Standaard zijn de uren van de huidige dag te zien van alle medewerkers die geklokt hebben. Wanneer een medewerker inklokt, wordt er een uren regel aangemaakt. Je kunt filteren op diverse manieren, waaronder op datum, periode, medewerker, en afdeling. Ook kan er geselecteerd worden op de status van de urenregel (akkoord, niet akkoord of in behandeling). De filteropties zien er als volgt uit:

Bovenin de pagina zijn een aantal aanvullende opties te vinden. Zo is het mogelijk om een urenregel toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Daarnaast kunnen uren regels geïmporteerd worden en kan er een compensatie aan toegekend worden. Denk hierbij aan een compensatie voor een feestdag of een avondtoeslag. 

Uren regels zijn snel goed te keuren door op het klokje onder de kolom ‘status’ te klikken vanuit het bovengenoemde overzicht. Goedkeuren kan op deze manier gedaan worden, wanneer in één oogopslag te zien is dat de urenregel correct is. Er komt dan een groen vinkje achter de urenregel te staan. Wanneer eerst alle details van een urenregel ingezien moeten worden, kan er op de naam van de medewerker geklikt worden. Onderstaand scherm is dan zichtbaar.

In dit scherm is het mogelijk aanpassingen te doen aan de geklokte uren van de medewerker. Alle gemaakte bewerkingen in de urenregel blijven zichtbaar. Dit blijft onder de uren regel details zichtbaar onder het kopje ‘bewerk geschiedenis’. 

Wanneer je uren wilt toevoegen van een medewerker die niet in- en of uit heeft geklokt, klik dan op toevoegen of op het plusteken in de kolom gewerkte bij de desbetreffende medewerker. Hetzelfde detailscherm opent zich dan. 


Inzien van resultaten

Het is mogelijk om vanuit Nostradamus direct inzage te hebben in de omzet en inzet gegevens. Het dashboard is zichtbaar via Management → Dashboard. Bij omzet zijn 4 soorten omzetten te zien:

  1. Realisatie → Gerealiseerd op de aangegeven datum
  2. Budget → De omzetprognose vanuit de jaarbegroting
  3. Prognose → De aangepaste prognose op omstandigheden
  4. Vorig jaar → De omzet die op dezelfde datum een jaar eerder is omgezet

Het tabblad loonkosten percentage laat de loonkosten ten opzichte van de omzet zien. Alleen geklokte uren worden hierin meegenomen. Bij het tabblad loonkosten percentage zijn 4 soorten percentages te zien:

  1. Realisatie → Gerealiseerd inzetpercentage op basis van geklokte en geaccordeerde uren
  2. Budget → Het percentage dat ingezet mocht worden voor die dag op basis van de jaarbegroting
  3. Prognose → Het percentage dat is vastgesteld op basis van de gemaakte weekplanning
  4. Vorig jaar → Het percentage dat vorige jaar op dezelfde datum is behaald

 

Het tabblad uren laat de ingezette uren van die dag zien. Alleen geklokte uren worden hierin meegenomen. Bij het tabblad uren zijn 3 soorten uren te zien:

  1. Realisatie → Gerealiseerd aantal uren op basis van geklokte en geaccordeerde uren
  2. Prognose → Het aantal uren dat is vastgesteld op basis van de gemaakte weekplanning
  3. Vorig jaar → Het aantal uren dat vorige jaar op dezelfde datum is behaald

 

Het tabblad productiviteit laat de omzet per ingezet uur van die dag zien. Alleen geklokte uren worden hierin meegenomen. Bij het tabblad productiviteit zijn 3 soorten productiviteit cijfers te zien:

  1. Realisatie → Gerealiseerde productiviteit op basis van geklokte en geaccordeerde uren
  2. Prognose → De productiviteit die is vastgesteld op basis van de gemaakte weekplanning
  3. Vorig jaar → De productiviteit die vorige jaar op dezelfde datum is behaald


Maken van planning

Wanneer de basisbezetting gereed is kan een weekrooster aangemaakt worden. Het overzicht van de weekroosters is te vinden via Personeel →  Weekroosters.

Onderstaand scherm wordt zichtbaar. Hierop is per weekrooster te zien om welke week het gaat, op welke basisbezetting dit rooster is gebaseerd, welke afdeling het betreft en of het weekrooster gepubliceerd of niet.

Weekrooster aanmaken

Door op de button ‘Toevoegen’ te klikken kan een nieuw weekrooster worden aangemaakt. 

Vul het jaartal en weeknummer in om automatisch het basisrooster in te laden. Alle diensten binnen het basisrooster worden nu weergegeven als open dienst. Door op het blauwe plusje te klikken kan een medewerker aan een dienst worden toegevoegd.

Extra dienst toevoegen

Standaard laat een weekrooster alleen de diensten zien die in het basisrooster 

ingevuld zijn. Door anders te filteren, namelijk door het filter ‘open diensten + ingepland’ aan te passen naar ‘alle diensten’, kunnen er meer diensten op het weekrooster geplaatst worden. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer het om een bepaalde reden drukker is dan normaal. Door op het blauwe plusteken te klikken achter de dienst naam, kan een medewerker en een tijd aan een dienst gekoppeld worden.

Dienst aanpassen

Een dienst kan aangepast worden door op het blauwe pennetje te klikken. In een pop-up scherm kan de tijd van de dienst worden aangepast, maar ook de naam van de medewerker, zodat een andere medewerker wordt gekoppeld aan de dienst.

Wanneer het gewenst is dat de desbetreffende medewerker hiervan op de hoogte wordt gesteld, zal niet alleen de dienst, maar het gehele rooster opgeslagen moeten worden. Het opslaan van het weekrooster zorgt er namelijk voor dat deze wijziging mails verzonden worden.

Medewerker aanpassen

Naast het wijzigen van een dienst door het blauwe pennetje te gebruiken, is het ook mogelijk dit te doen door op de naam van de medewerker te klikken.Dit kan dus alleen als er al een medewerker op een dienst in gepland is. Met deze functionaliteit kan alleen een andere medewerker op de dienst gezet worden. Het tijdstip kan hiermee niet gewijzigd worden. Door op de naam van de andere medewerker te klikken, wordt deze op het rooster geplaatst.  Wanneer iemand rechten heeft tot het inzien van salarissen, is het tarief van een  medewerker hier zichtbaar. Zo kan er gemakkelijk gestuurd worden op het laag  houden van de loonkosten. Voor medewerkers met vaste uren is te zien hoeveel uur  deze medewerker al gepland is t.o.v. zijn/haar contracturen.

Dienst verwijderen      

Een dienst kan van het weekrooster verwijderd worden door op het prullenbak icoon naast de dienst te klikken.